Anwenderhilfe

Übersicht

Mit dieser App können Sie für Neu- und Bestandskunden …

Hinweis
In dieser Anwenderhilfe wird der Begriff »Kunde« zur Vereinfachung auch für Teilnehmer verwendet, die keinen Auftrag abgeschlossen haben.

Anmelden

  1. Geben Sie für »Benutzer« und »Passwort« die Zugangsdaten ein, die Sie auch unter Windows verwenden
  2. Markieren Sie falls gewünscht »Dauerhaft angemeldet bleiben« – Sie werden dann im weiteren Verlauf automatisch neu angemeldet, falls die Sitzung abgelaufen ist
  3. Klicken Sie auf »Anmelden«
Tipp

Falls diese Eingabe nicht funktioniert, hilft Ihnen die Hotline (Tel. 0511/8550-6666) gerne weiter. Wenden Sie sich bitte auch an die Hotline, sollten Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben oder falls Sie neu im Unternehmen sind und erstmalig Zugangsdaten benötigen.

Kunden suchen

Nach der erfolgreichen Anmeldung sehen Sie die Suchmaske. Sie können nach unterschiedlichen Daten suchen, für alle Suchvarianten wird dasselbe Suchfeld verwendet. Sie können hier auch den Mandanten auswählen, für den Sie arbeiten möchten. Dies beeinflusst auch, in welcher Datenbank die Suche durchgeführt wird.

  1. Geben Sie in das Suchfeld ein, wonach Sie suchen möchten. Durchsucht werden:
    • Name
    • Telefonnummer
    • Straßenname
    • Postleitzahl
    • Ort
    • Kundennummer
  2. Klicken Sie auf »Finden«

Sie erhalten dann das Ergebnis mit der Liste der passenden Kunden. Ist der Eintrag enthalten, den Sie suchen, dann klicken Sie ihn an – siehe »Kundendetails betrachten/bearbeiten«. Ist kein passender Eintrag enthalten, dann können Sie den Kunden registrieren und ihm dadurch einen SCO-Zugang erzeugen – siehe »Neukunden registrieren«.

Tipps

Auf Groß-/Kleinschreibung müssen Sie nicht achten.

Sie können Suchbegriffe kombinieren, um die Trefferliste einzugrenzen: geben Sie dazu mehrere Suchbegriffe per Leerzeichen getrennt ein, z.B. »maier 30173«.

Die Suche verwendet einen Suchbegriff als Begriffsanfang. Beispielsweise findet die Eingabe »3017« Einträge mit den Postleitzahlen 30171, 30173 etc. Beachten Sie aber dabei, dass die Trefferliste auf maximal 20 Einträge begrenzt ist und die Suchbegriffe auf mehrere Felder passen können. Beispielsweise kann »3017« sowohl für Postleitzahlen als auch Kunden- und Telefonnummern passen.

Kundendetails betrachten/bearbeiten

Wenn das Suchergebnis einen oder mehrere passende Kunden beinhaltet, können Sie zu einem Kunden die Detaildaten aufrufen. Klicken Sie dazu den jeweiligen Eintrag an. Je nachdem, ob ein SCO-Zugang vorliegt, werden passende Informationen und Aktionen angeboten:

Sie können …

Tipp

Wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird sie angezeigt und in einem Textfeld vorbelegt. Falls der Zugang automatisch erzeugt wurde und der Kunde noch nicht mit SCO gearbeitet hat, ist in der Regel keine E-Mail-Adresse hinterlegt. In diesem Fall wird unter »Benutzer« die SCO-Benutzernummer angezeigt, die aus einem Buchstaben und der Kundennummer besteht. Kunden können sich bei SCO sowohl mit Benutzernummer als auch mit E-Mail-Adresse identifizieren.

Neukunden registrieren

Wenn das Suchergebnis keinen passenden Kunden enthält, können Sie den Kunden registrieren und ihm damit einen SCO-Zugang erzeugen. Klicken Sie dazu unter der Trefferliste auf »Neu anlegen«, Sie werden dann auf das Registrierungsformular geleitet.

  1. Geben sie alle vorhanden Kundendaten ein. Mit »*« markierte Felder sind Pflichtfelder
  2. Klicken Sie optional auf »Testmail versenden«, um die eingegebene E-Mail-Adresse zu verifizieren
  3. Klicken Sie auf »Speichern«, um die Registrierung abzuschließen; der Kunde erhält die Zugangsdaten automatisch an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie eingegeben haben

Wird die E-Mail-Adresse, die Sie eingegeben haben, bereits für ein SCO-Konto verwendet, dann wird kein Zugang angelegt, und Sie erhalten eine entsprechende Meldung. Siehe auch »Konflikt mit verwendeter E-Mail-Adresse auflösen«.

Tipp

Diese Registrierung entspricht der Registrierung auf SCO, die der Kunde selbst durchführen kann. Der Unterschied besteht darin, dass Sie in diesem Fall die Echtheit bestätigen und der Kunde nicht den Brief mit der PIN erhält.

Wichtig: Auf diesem Weg werden keine Neukunden im Verlagssystem erzeugt. Stattdessen werden Verlagsmitarbeiter mit einer Klärfallprüfung beauftragt, um für den Zugang entweder einen Bestandskunden zu ermitteln oder einen Neukunden anzulegen. Haben Sie den Kunden in MobileSales neu erfasst, werden seine Daten erst nach Ihrer nächsten Replikation im Verlag zur Verfügung stehen.

Für vorhandene Kunden einen Zugang anlegen

Wenn Sie im Suchergebnis auf einen Kunden klicken, erhalten Sie für ihn eine detaillierte Darstellung. Hat der Kunde noch keinen SCO-Zugang, können Sie einen erzeugen.

  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden ein
  2. Klicken Sie optional auf »Testmail versenden«, um die eingegebene E-Mail-Adresse zu verifizieren; der Kunde erhält dann vom System eine kurze Mail
  3. Klicken Sie auf »Zugang anlegen«; der Kunde erhält die Zugangsdaten automatisch an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie eingegeben haben

Wird die E-Mail-Adresse, die Sie eingegeben haben, bereits für ein SCO-Konto verwendet, dann wird kein Zugang angelegt, und Sie erhalten eine entsprechende Meldung. Siehe auch »Konflikt mit verwendeter E-Mail-Adresse auflösen«.

Neues Passwort anfordern

Hat ein Kunde bereits einen SCO-Zugang, das Passwort aber vergessen, können Sie für ihn ein neues, zufällig erzeugtes Passwort setzen lassen.

  1. Rufen Sie die Detaildaten für den Kunden auf, indem Sie seinen Eintrag im Suchergebnis anklicken
  2. Falls für den Zugang keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist:
    1. Geben Sie in das Textfeld unter den Detaildaten die E-Mail-Adresse des Kunden ein
    2. Klicken Sie auf »E-Mail speichern«
  3. Klicken Sie auf »Neues Passwort«

Der Kunde erhält das neue Passwort an seine E-Mail-Adresse gesendet.

Tipp

Wurde der Zugang automatisch für den Kunden erzeugt, hat er Zugangsdaten per Brief erhalten. In diesem Fall ist eine E-Mail-Adresse nur dann hinterlegt, falls er sich einmal bei SCO angemeldet und die E-Mail-Adresse eingegeben hat.

Testmail versenden

Bei der Registrierung für Neukunden und in der Detaildarstellung für Bestandskunden haben Sie die Möglichkeit, eine Testmail an die im Textfeld eingetragene E-Mail-Adresse schicken zu lassen. Die E-Mail wird dabei nicht von Ihrem Mobiltelefon, sondern vom Verlag aus gesendet. Ist die Adresse richtig eingetragen, erhält der Empfänger in der Regel innerhalb von einer Minute die E-Mail. Sollte das nicht der Fall sein, überprüfen Sie bitte die Schreibweise der E-Mail-Adresse.

Tipps

E-Mail-Adressen bestehen aus dem Namensbestandteil, dem At-Zeichen »@« und der Internet-Domain. Bei Geschäftsadressen wird meist »info« als Namensbestandteil für die Kontaktadresse gewählt, während die Domain der Homepage-Adresse ohne das Präfix »www.« entspricht.

Beispiel: hat die Firma »Beispiel GmbH« die Homepage »www.beispiel-gmbh.de«, lautet die E-Mail-Adresse sehr wahrscheinlich »info@beispiel-gmbh.de«.

Kleinere Unternehmen verzichten oft auf eigene Domains und betreiben sowohl die Homepage als auch das E-Mail-Konto unter Sammel-Anbietern wie T-Online. In diesem Fall wird der Namensbestandteil eher dem Firmennamen gleichen, während die Domain zum Sammel-Anbieter gehört – z.B. »beispiel-gmbh@t-online.de«.

Beachten Sie, dass Leerzeichen und Umlaute in E-Mail-Adressen nicht erlaubt sind, auch wenn der Kunde über eine so genannte Umlaut-Domain verfügt.

Konflikt mit verwendeter E-Mail-Adresse auflösen

Alternativ zur Benutzernummer können sich Kunden in SCO über ihre E-Mail-Adresse identifizieren. Aus diesem Grund müssen E-Mail-Adressen eindeutig sein und können nicht für mehrere Zugänge wiederverwendet werden.

Wenn Sie einen Neukunden registrieren oder für einen Bestandskunden einen Zugang erzeugen, prüft das System, ob die E-Mail-Adresse bereits für einen bestehenden SCO-Zugang verwendet wird. Sollte dies der Fall sein, wird kein neuer Zugang angelegt. Sie erhalten stattdessen einen Hinweis mit Detailinformationen über den Kunden, der diese E-Mail-Adresse verwendet. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

Überprüfen Sie, ob die Kundendaten für den bestehenden Zugang zum Kunden passen, für den Sie gerade einen Zugang anlegen möchten.

Sonderfall: mehrfache Verwendung der E-Mail-Adresse

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass eine E-Mail-Adresse bereits für mehrere SCO-Zugänge hinterlegt ist. Solche Einträge stammen in der Regel aus der Zeit, als die E-Mail-Adressen noch nicht als Benutzernamen für das Login verwendet wurden. Dies ist ein Zustand, der nur von Verlagsmitarbeitern aufgelöst werden kann. Das System erkennt diesen Fall und sendet sofort automatisch eine interne Nachricht an das Datenmanagement, Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis. Bis zur Klärung können Sie für diese E-Mail-Adresse keinen SCO-Zugang anlegen.